Brugsvilkår

Databehandleraftale

Indledning

Dette bilag («Databehandleraftalen») regulerer rettigheder og pligter mellem den Dataansvarlige og Databehandleren, når Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i forbindelse med levering af tjenesten Mednotes.

Aftalen er udformet for at sikre overholdelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesforordningen/GDPR).

Denne databehandleraftale omfatter tre bilag:

• Detaljer om behandlingen af personoplysninger
• Sikkerhedsforanstaltninger
• Underleverandører

Parter i aftalen

Kunden er Dataansvarlig og har ansvaret for behandlingen af personoplysninger, herunder for at sikre, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende regler og med tilstrækkelig beskyttelse.

Carenode AS er Databehandler og behandler personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i forbindelse med levering af tjenesten Mednotes.

Formål

Formålet med behandlingen af alle data, herunder personoplysninger og virksomhedsrelaterede oplysninger, er at levere en tjeneste, der forenkler journalføring for den Dataansvarlige. Dette er nærmere beskrevet i Bilag A.

Alle data, der behandles gennem Mednotes, herunder personoplysninger og information relateret til patientkonsultationer, behandles fortroligt og med høje krav til informationssikkerhed. Dette omfatter også eventuelle strategiske, faglige eller patientrelaterede oplysninger, som deles af Kunden i forbindelse med brug af Tjenesten.

Den Dataansvarliges pligter og rettigheder

Den Dataansvarlige bekræfter følgende:

• Der foreligger et tilstrækkeligt retsligt grundlag for behandlingen af personoplysninger.
• Den Dataansvarlige har ret og ansvar for lovlig overførsel af personoplysninger til Databehandleren.
• Den Dataansvarlige er ansvarlig for rigtighed, fuldstændighed, indhold, lovlighed og pålidelighed af de personoplysninger, der behandles.
• Den Dataansvarlige har informeret registrerede personer i henhold til gældende lovgivning.
• Den Dataansvarlige skal påse, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med GDPR, håndtere forespørgsler fra registrerede og gennemføre tilstrækkelige tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre personoplysningerne i henhold til artikel 32 i GDPR.
• Den Dataansvarlige er forpligtet til at underrette Datatilsynet og eventuelt de registrerede uden ugrundet ophold, hvis der sker brud på persondatasikkerheden, i overensstemmelse med gældende regler.
• Den Dataansvarlige må ikke registrere eller lagre personoplysninger ud over, hvad der er nødvendigt for det definerede formål.

Databehandlerens pligter og rettigheder

• Databehandleren ejer ikke personoplysningerne, men behandler dem på vegne af den Dataansvarlige som reguleret i denne databehandleraftale.
• Databehandleren skal sikre personoplysninger både teknisk og organisatorisk i henhold til artikel 32 i GDPR. Dette inkluderer gennemførelse af risiko- og sårbarhedsanalyser, som danner grundlag for interne rutiner og sikkerhedsforanstaltninger.
• Databehandleren bekræfter, at alle personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger, er underlagt tavshedspligt.
• Databehandleren skal på anmodning bistå den Dataansvarlige i at opfylde sine forpligtelser efter databeskyttelseslovgivningen, herunder kapitel III og artiklerne 32–36 i GDPR. Databehandleren skal også bistå den Dataansvarlige ved at stille nødvendig dokumentation til rådighed for at påvise overholdelse af artikel 28, herunder ved eventuelle tilsyn eller revisioner. Al sådan bistand skal ske efter skriftlig anmodning og faktureres efter medgået tid.
• Databehandleren skal uden ugrundet ophold underrette den Dataansvarlige, hvis der foreligger brud på persondatasikkerheden eller mistanke om et sådant brud.
• Databehandleren skal omgående informere den Dataansvarlige, hvis der modtages instrukser, som Databehandleren mener er i strid med GDPR eller anden gældende databeskyttelseslovgivning.

Behandling af lydoptagelser og journaldata

Lydoptagelser behandles udelukkende med henblik på at transskribere og generere journalnotater for behandleren. Transskriptioner og journalnotater lagres midlertidigt i infrastruktur leveret af Carenode AS og slettes automatisk efter 24 timer.

Data bruges aldrig til analyse, maskinlæring eller andre formål ud over det, der er nødvendigt for at levere tjenesten til brugeren.

Dataplacering og overførsler

Al lyddata, transskriptioner og journalnotater behandles og lagres udelukkende inden for EU/EØS. Mednotes overfører aldrig sådanne data uden for EU/EØS.

Sikkerhed

Databehandlerens sikkerhedsforanstaltninger er beskrevet i Bilag B. Databehandleren kan foretage løbende ændringer i sine sikkerhedsforanstaltninger uden forhåndsvarsel, så længe sådanne ændringer ikke reducerer det samlede sikkerhedsniveau, som er beskrevet i Bilag B.

Databehandling og sikkerhed

• Lydoptagelser og tilhørende transskriberede data er krypteret under overførsel (TLS) og lagres midlertidigt i krypteret form (AES-256) i databasen.
• Lydfiler slettes umiddelbart efter, at transskriptionen er færdiggjort.
• Transskriptioner, journalnotater og eventuelle henvisninger lagres i op til 24 timer i vores database (hostet i EU), før de slettes automatisk og permanent.
• Ingen data bruges til maskinlæring, analyse eller andre formål end levering af tjenesten.

Underleverandører (Underdatabehandlere)

Ved indgåelse af denne databehandleraftale giver den Dataansvarlige Carenode AS en generel fuldmagt til at benytte underdatabehandlere (sub-processors) i forbindelse med levering af tjenesten Mednotes.

Carenode AS forpligter sig til at indgå egne databehandleraftaler med alle underdatabehandlere i overensstemmelse med kravene i GDPR artikel 28 og sikre, at de stiller tilsvarende krav til informationssikkerhed og databehandling som beskrevet i denne aftale.

Hvis der sker væsentlige ændringer – for eksempel at en ny underdatabehandler får adgang til personoplysninger, at data behandles i et nyt geografisk område, eller at formålet med behandlingen ændres – vil den Dataansvarlige blive varslet mindst 30 dage i forvejen. Den Dataansvarlige kan da vælge at opsige aftalen med 30 dages skriftligt varsel, hvis ændringen ikke accepteres.

Ændringer, der ikke indebærer væsentlige konsekvenser for privatlivsbeskyttelsen (for eksempel skift til en ny leverandør med tilsvarende funktion, lokation og sikkerhedsniveau), kan gennemføres uden forhåndsvarsel, men vil blive dokumenteret og fremgå i en opdateret oversigt over underdatabehandlere.

Revisioner og inspektioner

Databehandleren skal stille al information til rådighed for den Dataansvarlige, som er nødvendig for at påvise overholdelse af kravene i GDPR artikel 28 og denne aftale.

Databehandleren skal også tillade og bidrage til revisioner, herunder inspektioner, som gennemføres af den Dataansvarlige eller en tredjepart udpeget af den Dataansvarlige. Sådanne revisioner skal varsles inden for rimelig tid og gennemføres på en måde, der i mindst muligt omfang forstyrrer Databehandlerens normale drift.

Ophør

Ved ophør af denne aftale skal Databehandleren efter den Dataansvarliges valg enten:

• slette alle personoplysninger, der er behandlet på vegne af den Dataansvarlige, eller
• returnere alle personoplysninger og derefter slette eksisterende kopier, medmindre lagring er pålagt i henhold til EØS-ret eller national lovgivning.

Bekræftelse på, at sletning er gennemført, skal på anmodning dokumenteres skriftligt.

Bilag A: Detaljer om behandlingen af personoplysninger

A.1 Formål

Formålet med Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige er at forenkle og effektivisere føringen af journalnotater efter konsultationer mellem behandler og patient. Samtalen mellem behandler og patient transskriberes og struktureres til et færdigt journalnotat, som kan bruges som grundlag for dokumentation i journalsystemet.

A.2 Behandlingens art

Lydoptagelse fra konsultation eller efterfølgende diktering foretages af behandleren. Lydoptagelsen transskriberes til tekst gennem en særskilt transskriptionstjeneste. Teksten behandles derefter af en sprogmodel for at generere et struktureret journalnotat. Både transskription og journalnotat gøres tilgængeligt for brugeren i 24 timer før automatisk sletning. Lydfilen slettes umiddelbart efter transskription.

A.3 Typer af personoplysninger, der behandles

Information, der fremkommer under konsultationen eller i dikteringen, og som kan indeholde:

• Symptombeskrivelser, fund, vurderinger og anbefalinger.
• Sundhedsdata (følsomme personoplysninger efter GDPR art. 9).
• Andre oplysninger, der kan fremkomme under konsultationen.

Bemærk: Mednotes behandler aldrig direkte identificerende oplysninger (såsom navn eller CPR-nummer), men samtalens indhold kan alligevel anses som personoplysninger, hvis det i kontekst kan knyttes til en enkeltperson.

A.4 Kategorier af registrerede

• Patienter, der deltager i konsultation eller omtales i diktering.
• Behandlere, der bruger løsningen.

A.5 Varighed af behandlingen

• Lydfil: slettes umiddelbart efter, at transskription er genereret.
• Transskription og journalnotat: lagres i maksimalt 24 timer fra optagelsestidspunktet før automatisk sletning.
• Øvrige brugerdata (navn, e-mail, tilknytning til klinik m.m.): lagres, så længe brugerkontoen er aktiv, eller indtil sletning anmodes om.

Bilag B: Sikkerhedsforanstaltninger

Adgangskontrol

• Adgang til løsningen kræver oprettet brugerkonto og login via BankID (leveret af Criipto).
• Kun autoriserede brugere med gyldig autentificering har adgang til funktionalitet og journalrelaterede data.
• Administrative adgange er begrænset til et fåtal teknisk personale med tjenstligt behov.

Datasikkerhed

• Alle data (transskriptioner, journalnotater og eventuelle henvisninger) krypteres under overførsel (TLS) og ved lagring (AES-256) gennem Supabase.
• Lydfilen slettes umiddelbart efter, at transskription er genereret.
• Transskription og journalnotat lagres i maksimalt 24 timer før automatisk sletning.
• Hver konsultation håndteres isoleret, og data fra én konsultation er fuldstændigt adskilt fra andre.
• Der gennemføres automatisk logning for at dokumentere nøgleprocesser i løsningen.

Rutiner

• Der er etableret interne rutiner for at varetage informationssikkerhed og databehandling i overensstemmelse med gældende regler.
• Regelmæssige sikkerhedsscanninger gennemføres for at afdække og udbedre eventuelle sårbarheder.

Cybersikkerhed

• Tekniske og organisatoriske foranstaltninger er implementeret for at beskytte løsningen mod uautoriseret adgang, denial-of-service-angreb, datatab og andre digitale trusler.
• Systemarkitekturen er designet for at sikre høj tilgængelighed og modstandsdygtighed mod angreb.

Bilag C: Underleverandører

Godkendte underleverandører

Ved indgåelse af denne Kundekontrakt og tilhørende Databehandleraftale godkender den Dataansvarlige brugen af følgende underdatabehandlere: