Conditions d'utilisation
Dernière mise à jour : 26.03.2026
Responsable du traitement : Carenode AS (org.nr. 937 064 845)
Contact : samuel@trale.ai
Contrat client
Généralités
Le site mednotes.no et le service associé (ci-après dénommé « le Service ») sont détenus et exploités par Carenode AS, numéro d'organisation 937 064 845.
En utilisant le Service, vous acceptez les conditions définies dans le présent contrat client (ci-après dénommé « le Contrat »).
Le Contrat est considéré comme conclu dès la première connexion au Service et reste en vigueur tant que le Service est utilisé.
Parties au contrat
Le présent Contrat (avec ses éventuelles annexes) est conclu entre :
- Carenode AS, org. nr. 937 064 845 (propriétaire de Mednotes), et
- L'acheteur du Service (ci-après dénommé le Client).
La personne qui utilise le Service est désignée comme l'Utilisateur. Si l'Utilisateur n'est pas la même entité juridique que le Client, le Client est responsable de s'assurer que l'Utilisateur utilise le Service conformément au présent Contrat.
Coordonnées
Coordonnées de Mednotes : samuel@trale.ai
Pour le support technique : mb@reodorstudios.com
Les coordonnées du Client sont l'adresse e-mail enregistrée, et éventuellement le numéro de téléphone s'il a été fourni.
Le Service
Le Service est conçu pour simplifier le travail de documentation des praticiens en générant des notes de consultation structurées à partir d'enregistrements audio de consultations et de dictées. L'objectif du Service est de libérer du temps pour le travail avec les patients, de réduire l'administration et d'assurer une haute qualité dans la tenue des dossiers. La solution utilise des modèles de langage avancés pour interpréter et structurer les informations issues des enregistrements audio transcrits.
Pour accéder au Service, le Client doit s'inscrire et créer un compte utilisateur associé. Le Client est responsable de l'exactitude et de l'exhaustivité de toutes les informations fournies, et de s'assurer que l'Utilisateur n'utilise que son propre compte.
Carenode AS (Mednotes) se réserve le droit de prendre les mesures nécessaires pour prévenir tout abus.
Prix et conditions de paiement
Le Service est facturé mensuellement ou annuellement, selon l'abonnement choisi par le Client lors de l'inscription.
Les prix sont les suivants (hors TVA) :
- Abonnement mensuel : 599 NOK par mois par utilisateur
- Abonnement annuel : 499 NOK par mois par utilisateur (facturé annuellement)
En cas de non-paiement, Carenode AS se réserve le droit de suspendre l'accès du Client au Service si le paiement n'est pas reçu dans les 30 jours suivant la date d'échéance, après notification écrite.
Carenode se réserve le droit d'ajuster les prix. Les modifications dépassant l'indice des prix à la consommation (IPC) seront notifiées au moins un mois avant leur entrée en vigueur.
Le présent Contrat s'applique également si une période d'essai gratuite a été convenue.
Gestion des erreurs et disponibilité
Carenode AS s'efforcera de maintenir une haute disponibilité pour Mednotes et veillera à ce que les éventuelles erreurs soient corrigées aussi rapidement que possible. Carenode évaluera la nécessité d'informer le Client des erreurs en fonction de leur ampleur et de leur gravité.
Modifications
Le Service est en développement continu, et Carenode AS se réserve le droit d'apporter des modifications à Mednotes à tout moment. S'il est nécessaire de rendre temporairement le service indisponible, Carenode informera le Client à l'avance dans la mesure du possible.
Les modifications des présentes conditions seront notifiées par écrit par e-mail avec un préavis de 30 jours. L'utilisation continue du service après cette notification est considérée comme une acceptation des modifications.
Droit d'utilisation et propriété intellectuelle
Le Client se voit accorder un droit non exclusif d'utiliser le service Mednotes.
Le contenu généré par le service – tel que les transcriptions et les ébauches de notes de consultation – appartient au Client. Tout autre contenu du service, y compris, mais sans s'y limiter, les logos, le design, le code source et les images/vidéos, appartient à Carenode AS et ne peut être copié, reproduit ou modifié sans le consentement écrit préalable de Carenode.
En créant un compte sur Mednotes, vous accordez à Carenode AS le droit d'utiliser le nom et le logo de votre clinique à des fins marketing liées à Mednotes, par exemple dans des listes de clients et d'autres supports d'information. Ce droit expire si le compte est supprimé. Si vous souhaitez vous y opposer, vous pouvez nous contacter à samuel@trale.ai.
Responsabilités du Client
En utilisant Mednotes, le Client consent aux processus de traitement décrits dans notre politique de confidentialité, y compris l'utilisation d'enregistrements audio et la génération de transcriptions et de notes de consultation.
Le Client est responsable de l'utilisation du service conformément à la législation et à la réglementation norvégiennes en vigueur, y compris les exigences applicables en matière de tenue de dossiers, d'information des patients et de secret professionnel.
Le Client est également responsable de disposer de l'équipement technique nécessaire à l'utilisation du service, tel qu'un ordinateur, une connexion internet stable et un microphone.
Le Client est lui-même responsable de vérifier la qualité du contenu généré par le service avant de le transférer éventuellement dans le dossier patient ou de l'utiliser dans un contexte clinique.
Limitation de responsabilité
Carenode AS n'est pas responsable des pertes ou dommages, directs ou indirects, pouvant résulter de l'utilisation de Mednotes ou d'erreurs ou d'indisponibilité du service.
Toute responsabilité éventuelle de Carenode est en tout état de cause limitée au montant total des abonnements payés par le Client au cours des six derniers mois.
Données personnelles
Carenode AS traite les données personnelles du Client et de l'Utilisateur conformément à la politique de confidentialité en vigueur.
L'accord de traitement des données ci-joint régit la manière dont Carenode traite les autres données personnelles pour le compte du Client, lorsque le Client est responsable du traitement.
Sous-traitants
Certaines parties du service sont fournies par des prestataires tiers, et le service doit être utilisé conformément aux conditions fixées par ces prestataires. Cela est décrit plus en détail dans l'accord de traitement des données ci-joint.
Dispositions diverses
Carenode AS peut transférer le présent contrat, par exemple en cas d'acquisition, sans le consentement du Client. Un tel transfert ne doit toutefois pas entraîner de modifications substantielles du contenu du contrat.
Le présent contrat est régi par le droit norvégien. Les parties conviennent que tout litige découlant du contrat sera soumis au tribunal de district d'Oslo (Oslo tingrett) en tant que juridiction exclusive. La Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM) ne s'applique pas.
Accord de traitement des données
Introduction
La présente annexe (« l'Accord de traitement des données ») régit les droits et obligations entre le Responsable du traitement et le Sous-traitant lorsque le Sous-traitant traite des données personnelles pour le compte du Responsable du traitement dans le cadre de la fourniture du service Mednotes.
L'accord est conçu pour garantir la conformité avec l'article 28, paragraphe 3, du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement général sur la protection des données/RGPD).
Le présent accord de traitement des données comprend trois annexes :
- Détails sur le traitement des données personnelles
- Mesures de sécurité
- Sous-traitants
Parties à l'accord
Le Client est le Responsable du traitement et est responsable du traitement des données personnelles, y compris de s'assurer que les données personnelles sont traitées conformément à la réglementation en vigueur et avec une protection suffisante.
Carenode AS est le Sous-traitant et traite les données personnelles pour le compte du Responsable du traitement dans le cadre de la fourniture du service Mednotes.
Finalité
La finalité du traitement de toutes les données, y compris les données personnelles et les données relatives à l'activité, est de fournir un service qui simplifie la tenue des dossiers pour le Responsable du traitement. Ceci est décrit plus en détail dans l'Annexe A.
Toutes les données traitées via Mednotes, y compris les données personnelles et les informations relatives aux consultations de patients, sont traitées de manière confidentielle et avec des exigences élevées en matière de sécurité de l'information. Cela inclut également les informations stratégiques, professionnelles ou relatives aux patients partagées par le Client dans le cadre de l'utilisation du Service.
Obligations et droits du Responsable du traitement
Le Responsable du traitement confirme ce qui suit :
- Il existe une base juridique suffisante pour le traitement des données personnelles.
- Le Responsable du traitement a le droit et la responsabilité du transfert licite des données personnelles au Sous-traitant.
- Le Responsable du traitement est responsable de l'exactitude, de l'exhaustivité, du contenu, de la licéité et de la fiabilité des données personnelles traitées.
- Le Responsable du traitement a informé les personnes concernées conformément à la législation en vigueur.
- Le Responsable du traitement doit veiller à ce que les données personnelles soient traitées conformément au RGPD, traiter les demandes des personnes concernées et mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles suffisantes pour protéger les données personnelles conformément à l'article 32 du RGPD.
- Le Responsable du traitement est tenu de notifier l'autorité de contrôle et, le cas échéant, les personnes concernées sans retard injustifié en cas de violation de la sécurité des données personnelles, conformément à la réglementation en vigueur.
- Le Responsable du traitement ne doit pas enregistrer ou stocker de données personnelles au-delà de ce qui est nécessaire à la finalité définie.
Obligations et droits du Sous-traitant
- Le Sous-traitant ne détient pas la propriété des données personnelles, mais les traite pour le compte du Responsable du traitement, conformément au présent accord de traitement des données.
- Le Sous-traitant doit sécuriser les données personnelles tant sur le plan technique qu'organisationnel conformément à l'article 32 du RGPD. Cela inclut la réalisation d'analyses de risques et de vulnérabilités servant de base aux procédures internes et aux mesures de sécurité.
- Le Sous-traitant confirme que toutes les personnes autorisées à traiter des données personnelles sont soumises à une obligation de confidentialité.
- Le Sous-traitant doit, sur demande, assister le Responsable du traitement dans l'accomplissement de ses obligations en vertu de la législation sur la protection des données, y compris le chapitre III et les articles 32 à 36 du RGPD. Le Sous-traitant doit également assister le Responsable du traitement en mettant à disposition la documentation nécessaire pour démontrer la conformité avec l'article 28, y compris lors d'éventuels contrôles ou audits. Toute assistance de ce type est fournie sur demande écrite et facturée au temps passé.
- Le Sous-traitant doit notifier sans retard injustifié le Responsable du traitement en cas de violation de la sécurité des données personnelles, ou de soupçon d'une telle violation.
- Le Sous-traitant doit immédiatement informer le Responsable du traitement s'il reçoit des instructions qu'il estime contraires au RGPD ou à toute autre législation applicable en matière de protection des données.
Traitement des enregistrements audio et des données de consultation
Les enregistrements audio sont traités exclusivement pour transcrire et générer des notes de consultation pour le praticien. Les transcriptions et les notes de consultation sont stockées temporairement dans l'infrastructure fournie par Carenode AS et sont automatiquement supprimées après 24 heures.
Les données ne sont jamais utilisées à des fins d'analyse, d'apprentissage automatique ou à d'autres fins que la fourniture du service à l'utilisateur.
Localisation des données et transferts
Toutes les données audio, transcriptions et notes de consultation sont traitées et stockées exclusivement au sein de l'UE/EEE. Mednotes ne transfère jamais ces données en dehors de l'UE/EEE.
Sécurité
Les mesures de sécurité du Sous-traitant sont décrites dans l'Annexe B. Le Sous-traitant peut apporter des modifications continues à ses mesures de sécurité sans préavis, à condition que ces modifications ne réduisent pas le niveau de sécurité global décrit dans l'Annexe B.
Traitement des données et sécurité
- Les enregistrements audio et les données transcrites associées sont chiffrés pendant le transfert (TLS) et stockés temporairement sous forme chiffrée (AES-256) dans la base de données.
- Les fichiers audio sont supprimés immédiatement après la finalisation de la transcription.
- Les transcriptions, notes de consultation et éventuelles références sont stockées jusqu'à 24 heures dans notre base de données (hébergée dans l'UE) avant d'être supprimées automatiquement et définitivement.
- Aucune donnée n'est utilisée à des fins d'apprentissage automatique, d'analyse ou à d'autres fins que la fourniture du service.
Sous-traitants ultérieurs
En concluant le présent accord de traitement des données, le Responsable du traitement accorde à Carenode AS une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs dans le cadre de la fourniture du service Mednotes.
Carenode AS s'engage à conclure des accords de traitement des données avec tous les sous-traitants ultérieurs conformément aux exigences de l'article 28 du RGPD, et à s'assurer qu'ils imposent des exigences équivalentes en matière de sécurité de l'information et de traitement des données telles que décrites dans le présent accord.
En cas de modifications substantielles – par exemple si un nouveau sous-traitant ultérieur accède aux données personnelles, si les données sont traitées dans une nouvelle zone géographique ou si la finalité du traitement change – le Responsable du traitement sera notifié au moins 30 jours à l'avance. Le Responsable du traitement peut alors choisir de résilier le contrat avec un préavis écrit de 30 jours si la modification n'est pas acceptée.
Les modifications qui n'entraînent pas de conséquences substantielles pour la protection des données (par exemple le remplacement par un nouveau prestataire ayant une fonction, une localisation et un niveau de sécurité équivalents) peuvent être effectuées sans préavis, mais seront documentées et figureront dans la liste mise à jour des sous-traitants ultérieurs.
Audits et inspections
Le Sous-traitant doit mettre à la disposition du Responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer la conformité avec les exigences de l'article 28 du RGPD et du présent accord.
Le Sous-traitant doit également permettre et contribuer aux audits, y compris les inspections, réalisés par le Responsable du traitement ou un tiers désigné par le Responsable du traitement. Ces audits doivent être notifiés dans un délai raisonnable et menés de manière à perturber le moins possible le fonctionnement normal du Sous-traitant.
Résiliation
À la résiliation du présent accord, le Sous-traitant doit, selon le choix du Responsable du traitement, soit :
- supprimer toutes les données personnelles traitées pour le compte du Responsable du traitement, soit
- restituer toutes les données personnelles puis supprimer les copies existantes, sauf si le stockage est requis en vertu du droit de l'EEE ou de la législation nationale.
La confirmation de la suppression doit, sur demande, être documentée par écrit.
Annexe A : Détails sur le traitement des données personnelles
A.1 Finalité
La finalité du traitement des données personnelles par le Sous-traitant pour le compte du Responsable du traitement est de simplifier et d'optimiser la rédaction des notes de consultation après les consultations entre le praticien et le patient. La conversation entre le praticien et le patient est transcrite et structurée en une note de consultation finalisée pouvant servir de base à la documentation dans le système de dossiers médicaux.
A.2 Nature du traitement
L'enregistrement audio de la consultation ou de la dictée ultérieure est effectué par le praticien. L'enregistrement audio est transcrit en texte par un service de transcription dédié. Le texte est ensuite traité par un modèle de langage pour générer une note de consultation structurée. La transcription et la note de consultation sont mises à la disposition de l'utilisateur pendant 24 heures avant leur suppression automatique. Le fichier audio est supprimé immédiatement après la transcription.
A.3 Types de données personnelles traitées
Informations issues de la consultation ou de la dictée, pouvant contenir :
- Descriptions de symptômes, résultats, évaluations et recommandations.
- Données de santé (données personnelles sensibles au sens de l'art. 9 du RGPD).
- Autres informations pouvant apparaître au cours de la consultation.
Remarque : Mednotes ne traite jamais de données directement identifiantes (telles que le nom ou le numéro d'identification), mais le contenu de la conversation peut néanmoins être considéré comme des données personnelles s'il peut, dans son contexte, être rattaché à une personne identifiable.
A.4 Catégories de personnes concernées
- Patients participant à la consultation ou mentionnés dans la dictée.
- Praticiens utilisant la solution.
A.5 Durée du traitement
- Fichier audio : supprimé immédiatement après la génération de la transcription.
- Transcription et note de consultation : stockées pendant un maximum de 24 heures à partir du moment de l'enregistrement avant suppression automatique.
- Autres données utilisateur (nom, e-mail, affiliation à la clinique, etc.) : stockées tant que le compte utilisateur est actif ou jusqu'à ce que la suppression soit demandée.
Annexe B : Mesures de sécurité
Contrôle d'accès
- L'accès à la solution nécessite la création d'un compte utilisateur et l'authentification via BankID (fourni par Criipto).
- Seuls les utilisateurs autorisés disposant d'une authentification valide ont accès aux fonctionnalités et aux données relatives aux consultations.
- Les accès administratifs sont limités à un nombre restreint de personnel technique ayant un besoin professionnel.
Sécurité des données
- Toutes les données (transcriptions, notes de consultation et éventuelles références) sont chiffrées pendant le transfert (TLS) et lors du stockage (AES-256), via Supabase.
- Le fichier audio est supprimé immédiatement après la génération de la transcription.
- La transcription et la note de consultation sont stockées pendant un maximum de 24 heures avant suppression automatique.
- Chaque consultation est traitée de manière isolée, et les données d'une consultation sont entièrement séparées des autres.
- Une journalisation automatique est effectuée pour documenter les processus clés de la solution.
Procédures
- Des procédures internes sont en place pour assurer la sécurité de l'information et le traitement des données conformément à la réglementation en vigueur.
- Des analyses de sécurité régulières sont effectuées pour détecter et corriger les éventuelles vulnérabilités.
Cybersécurité
- Des mesures techniques et organisationnelles sont mises en œuvre pour protéger la solution contre les accès non autorisés, les attaques par déni de service, la perte de données et autres menaces numériques.
- L'architecture du système est conçue pour assurer une haute disponibilité et une résistance aux attaques.
Annexe C : Sous-traitants
Sous-traitants approuvés
En concluant le présent Contrat client et l'Accord de traitement des données associé, le Responsable du traitement approuve le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants :
| Prestataire | Fonction | Localisation | Base juridique (RGPD) |
|---|---|---|---|
| Supabase | Authentification et base de données | Suède | Art. 6(1)(b) – Contrat |
| Gladia | Hébergement et transcription | France | Art. 6(1)(b) – Contrat |
| Speechmatics | Transcription (parole vers texte) | UE | Art. 6(1)(b) – Contrat |
| Azure OpenAI | Génération de notes de consultation (GPT) | UE | Art. 6(1)(b) – Contrat |
| Criipto | Authentification BankID | Danemark | Art. 6(1)(b) – Contrat |
| Resend | Envoi d'e-mails | Irlande | Art. 6(1)(a)/(f) – Consentement / Intérêt légitime |
| Vercel | Hébergement et optimisation des performances | Stockholm, UE | Art. 6(1)(f) – Intérêt légitime |
| Anthropic | Génération de notes de consultation (Amazon Bedrock) | EU North-1 | Art. 6(1)(b) – Contrat |
| Leyr | Service d'intégration | UE | Art. 6(1)(b) – Contrat |
| Intercom | Support client (données de contact : nom, e-mail, profession, lieu de travail, langue) | Irlande, UE | Art. 6(1)(f) – Intérêt légitime |